Văn phòng thuê trong toà nhà gần như luôn có đầu báo khói, có nơi nối với hệ thống phun nước chữa cháy tự động, và ban quản lý thường cấm đốt lửa trong khu thuê; vì vậy tẩy uế văn phòng nên chọn cách không khói: dọn sạch, lau nước lá, sắp xếp lại, và chỉ đốt bột khi đã có văn bản đồng ý của ban quản lý cùng các điều kiện họ đặt ra.
Một làn khói đủ dày có thể làm chuông báo cháy cả tầng kêu, khiến hàng trăm người phải sơ tán, và tuỳ hợp đồng thuê, công ty có thể phải chịu chi phí hoặc bị nhắc nhở. Bài này giải thích vì sao, cách làm việc với ban quản lý, và các phương án giữ được tinh thần tập quán mà không đụng tới hệ thống an toàn của toà nhà.
Đầu báo khói hoạt động thế nào và vì sao khói bột dễ làm nó kêu
Phần lớn văn phòng dùng đầu báo khói quang học: bên trong có một nguồn sáng và một cảm biến đặt lệch nhau; khi hạt khói lọt vào buồng đo, ánh sáng bị tán xạ lên cảm biến và đầu báo phát tín hiệu. Khói từ bột tẩy uế cháy âm ỉ có nhiều hạt mịn, đúng loại mà đầu báo quang học nhạy nhất. Một đĩa bột đặt cách đầu báo vài mét trong phòng kín cũng có thể đủ.
Ở nhiều toà nhà, tín hiệu từ một đầu báo được chuyển về tủ trung tâm, kích hoạt chuông cả tầng hoặc cả toà, và có nơi gọi luôn đội an ninh lên kiểm tra. Toà nhà có hệ thống phun nước tự động thì đầu phun thường kích hoạt bằng nhiệt chứ không bằng khói, nên một đĩa bột khó làm nước phun, nhưng chuông báo và sơ tán thì đủ gây phiền.
Chi tiết kỹ thuật về loại đầu báo và cách bố trí thuộc phạm vi phòng cháy chữa cháy; ở đây chỉ cần nhớ một điều: không che, không tháo, không bọc túi ni-lông đầu báo khói để đốt bột. Việc đó vừa vi phạm quy định an toàn của toà nhà vừa để cả tầng không có cảnh báo nếu có cháy thật.
Làm việc với ban quản lý toà nhà
Nếu công ty thật sự muốn đốt bột, hãy đi theo đúng thủ tục thay vì làm lén:
- Đọc lại hợp đồng thuê và nội quy toà nhà, tìm các điều khoản về lửa, khói, hương, nến và hoạt động ngoài giờ.
- Gửi đề nghị bằng văn bản hoặc email tới ban quản lý: mục đích, thời điểm, lượng, vị trí, người phụ trách.
- Nếu được đồng ý, hỏi rõ điều kiện: có cô lập tạm đầu báo khu vực đó không (việc này chỉ kỹ thuật toà nhà làm), có cần người của toà nhà giám sát, có giới hạn thời gian không.
- Thực hiện đúng khung giờ được duyệt, thường là ngoài giờ làm việc, có bình chữa cháy gần đó và người của công ty trông từ đầu đến cuối.
- Báo lại cho ban quản lý khi đã xong để họ khôi phục hệ thống.
Nhiều toà nhà sẽ trả lời là không. Đó là quyết định hợp lý từ phía người chịu trách nhiệm an toàn cho cả toà, và công ty nên tôn trọng; tinh thần tẩy uế vẫn giữ được bằng các cách bên dưới.
Phương án không khói: dọn, lau, sắp xếp lại
Ý gốc của tẩy uế là làm sạch, làm mới. Với văn phòng, phần đó bắt đầu bằng việc dọn giấy tờ: hồ sơ hết hạn lưu trữ thì huỷ đúng quy trình, tài liệu cũ đóng thùng ghi nhãn đưa vào kho, mặt bàn chỉ để lại thứ dùng hằng ngày. Văn phòng nhiều người thường có những "góc không ai nhận": tủ chung đầy đồ của nhân viên đã nghỉ, thùng quà hội nghị năm trước, máy in hỏng. Dọn những góc này tạo cảm giác mới rõ hơn mọi nghi thức.
Sau đó lau: mặt bàn, tay nắm cửa, vách kính, tủ, bàn phím, điện thoại bàn. Nhiều công ty chọn nước lá bưởi đun sôi để nguội hoặc nước gừng pha loãng để lau khung cửa ra vào, quầy lễ tân, cửa phòng giám đốc, như một phần nghi thức; còn bàn phím, màn hình thì lau bằng dung dịch dành cho thiết bị điện tử, không dùng nước lá.
Cuối cùng là sắp xếp lại: đổi chỗ cây xanh, thay rèm hay mành bị bạc, sửa đèn hỏng, mở rộng lối đi. Văn phòng sáng hơn, thoáng hơn và gọn hơn là thứ cả nhân viên lẫn khách cảm nhận được ngay hôm sau.
So sánh các cách tẩy uế văn phòng
Mỗi cách có ưu và nhược riêng; bảng dưới giúp chọn theo điều kiện toà nhà:
| Cách làm | Phù hợp khi | Cần lưu ý |
|---|---|---|
| Dọn và lau nước lá | Mọi văn phòng trong toà nhà | Không lau nước lá lên thiết bị điện tử |
| Rắc muối hạt ở ngạch cửa rồi quét | Văn phòng có sàn gạch, đá | Quét sạch trong ngày, muối làm trơn và hút ẩm |
| Đốt bột có giấy phép ban quản lý | Toà nhà cho phép, có kỹ thuật cô lập báo khói | Ngoài giờ, lượng ít, có người toà nhà giám sát |
| Đốt bột ở khu ngoài trời thuộc công ty | Văn phòng có sân, ban công riêng không có đầu báo | Tránh hướng gió thổi vào cửa sổ tầng khác |
| Không làm gì ngoài dọn sạch | Nhân viên khác ý, toà nhà cấm hẳn | Vẫn là cách làm mới hợp lý |
Văn phòng có nhiều người với quan niệm khác nhau thì cách dọn và lau là lựa chọn ít gây tranh cãi nhất: người tin tập quán thấy được làm, người không tin vẫn được làm việc trong một chỗ sạch hơn.
Văn phòng mới chuyển đến: thứ tự hợp lý
Khi chuyển văn phòng, phần tẩy uế nên làm sau khi nhà thầu nội thất bàn giao và trước ngày nhân viên chuyển vào. Lúc này văn phòng trống, dễ dọn, chưa có máy tính và giấy tờ. Bụi sau thi công vách ngăn, sàn, trần thạch cao cần được hút và lau kỹ; điều hoà và hệ thống cấp gió cần được vệ sinh vì bụi thi công bám nhiều nhất ở đó.
Mùi keo dán thảm, mùi sơn, mùi gỗ công nghiệp mới thường còn trong nhiều ngày; mở cửa sổ nếu có thể, nhờ toà nhà tăng cấp gió tươi trong khu vực của công ty những ngày đầu. Nếu nhân viên kêu nhức đầu, cay mắt kéo dài, cần báo nhà thầu và ban quản lý kiểm tra, không nên dùng khói hay hương thơm để che.
Khi đã sạch và hết mùi, công ty làm phần tập quán theo cách đã thống nhất với ban quản lý. Lễ khai trương văn phòng, nếu có, thuộc chuyên mục khác; ở đây chỉ khuyên đừng để buổi tẩy uế trùng với ngày nhân viên vác thùng đồ vào, vì khi đó không ai còn tâm trí cho việc gì cả.
Chia việc cho buổi dọn văn phòng đầu năm
Ví dụ giả định cho một văn phòng khoảng hai mươi người, làm trong một buổi chiều cuối tuần:
| Nhóm | Việc | Kết quả cần có |
|---|---|---|
| Hành chính | Liên hệ ban quản lý, chuẩn bị đồ dọn, thùng hồ sơ, nước lá | Đồ đủ trước giờ bắt đầu, có ý kiến ban quản lý bằng văn bản |
| Từng phòng ban | Dọn bàn cá nhân, tủ chung, hồ sơ hết hạn | Mặt bàn trống, hồ sơ cũ đóng thùng ghi nhãn |
| Nhóm kỹ thuật | Gom thiết bị hỏng, dây cáp thừa, lau thiết bị điện tử | Danh sách thiết bị chờ sửa hoặc thanh lý |
| Lễ tân | Lau quầy, khung cửa, sảnh của công ty; sắp lại cây xanh | Lối vào gọn, sáng |
| Người tự nguyện | Phần tập quán theo cách đã thống nhất | Xong trước khi mọi người ra về, không còn khói, tro |
Việc huỷ hồ sơ có thông tin cá nhân hoặc bí mật kinh doanh phải theo quy trình của công ty (máy huỷ giấy, đơn vị huỷ tài liệu), không bỏ chung với giấy vụn. Nhiều công ty thấy buổi dọn đầu năm là dịp duy nhất trong năm hồ sơ cũ được xử lý đúng cách, nên dù không ai quan tâm phần tập quán, buổi dọn vẫn đáng làm.
Khi nhân viên khác ý nhau về tục tẩy uế
Văn phòng là nơi nhiều người với nhiều nếp nhà khác nhau làm việc chung. Có người coi tẩy uế đầu năm là lẽ thường, có người thấy không cần, có người theo đạo khác và không muốn tham gia. Cách giữ hoà khí là tách hai phần: dọn dẹp và làm sạch là việc chung của cả văn phòng, còn phần tập quán (lau nước lá, rắc muối, đốt bột nếu được phép) do người muốn làm thực hiện, không bắt ai tham gia.
Nên làm ngoài giờ hoặc vào sáng ngày nghỉ, để người không muốn có mặt không phải ngồi đó. Với người có bệnh hô hấp, người mang thai, nếu có khói thì báo trước để họ đến muộn hơn. Thông báo nội bộ nên viết giản dị: thời gian dọn, việc của từng nhóm, và một dòng rằng phần tập quán là tự nguyện.
Một văn phòng sạch, gọn, ai cũng thấy dễ chịu là điểm chung mà người tin và người không tin đều đồng ý. Đó là kết quả đáng nhắm tới hơn mọi thứ khác.
Giữ văn phòng sạch sau buổi tẩy uế
Cảm giác "mới" sau buổi dọn đầu năm thường chỉ giữ được vài tuần nếu không có nếp. Những văn phòng giữ được lâu thường có vài thói quen nhỏ: mỗi chiều thứ Sáu dành mười lăm phút dọn mặt bàn, tủ lạnh chung được dọn hằng tuần theo lịch, thùng giấy vụn có người chịu trách nhiệm, đồ thất lạc để ở một chỗ và sau một tháng không ai nhận thì xử lý.
Cây xanh trong văn phòng nên có người chăm, vì cây héo, chậu đọng nước là thứ làm không gian trông xuống cấp nhanh nhất và là chỗ muỗi đẻ. Rèm, mành nên được giặt hoặc lau định kỳ; điều hoà vệ sinh theo lịch của toà nhà hoặc nhà cung cấp. Pantry, bếp chung là nơi nhanh bẩn nhất và cũng dễ sinh mùi nhất; một tấm phân công nhỏ theo tuần thường hiệu quả hơn mọi lời nhắc chung chung trong nhóm chat.
Tập quán tẩy uế đầu năm, nếu được giữ, thì ý nghĩa của nó nằm ở việc tạo một cột mốc. Còn sự sạch sẽ hằng ngày là việc của nếp làm việc, không phụ thuộc vào bất cứ nghi thức nào.
Câu hỏi thường gặp
Che đầu báo khói bằng túi ni-lông khi đốt bột có được không?
Không nên và thường bị nội quy toà nhà cấm. Đầu báo bị che thì cả khu vực không có cảnh báo nếu xảy ra cháy thật, và nếu quên tháo túi ra thì rủi ro kéo dài nhiều ngày. Việc cô lập tạm đầu báo, nếu toà nhà đồng ý, chỉ kỹ thuật viên của toà nhà làm.
Một nén hương trong văn phòng có làm đầu báo khói kêu không?
Một nén hương thường khó làm đầu báo kêu nếu đặt xa và phòng thoáng, nhưng không có gì bảo đảm, nhất là phòng nhỏ đóng kín. Đĩa bột tẩy uế tạo nhiều khói hơn hẳn một nén hương, nên khả năng kích hoạt cao hơn nhiều.
Văn phòng có ban công riêng thì đốt bột ngoài ban công được không?
Có thể nếu ban công không có đầu báo, không nằm dưới cửa sổ hay cửa hút gió của tầng khác, và nội quy toà nhà không cấm. Đặt đĩa trên nền gạch, tránh gió mạnh, có người trông. Vẫn nên hỏi ban quản lý trước.
Nếu lỡ làm chuông báo cháy kêu thì phải làm gì?
Dập ngay đĩa bột bằng nước, mở cửa thông gió nếu có thể, và báo ngay cho ban quản lý hoặc bảo vệ toà nhà rằng đó là khói từ hoạt động của công ty, để họ kiểm tra và khôi phục hệ thống. Không tự ý tắt tủ báo cháy hay reset đầu báo.
Văn phòng nhỏ thuê trong nhà phố có cần lo đầu báo khói không?
Nhà phố cho thuê làm văn phòng có thể có hoặc không có đầu báo, tuỳ chủ nhà lắp. Hãy nhìn lên trần trước khi đốt; nếu có thì xử lý như toà nhà. Dù không có, vẫn phải đặt đĩa trên nền không cháy, xa giấy tờ, có người trông.
Có nên thuê người ngoài đến tẩy uế văn phòng không?
Nếu chỉ là dọn dẹp, thuê dịch vụ vệ sinh văn phòng là hợp lý. Còn những người tự giới thiệu làm "tẩy uế trọn gói" với giá cao và lời hứa thay đổi vận may thì nên thận trọng; phần tập quán đơn giản đến mức người trong công ty tự làm được.